---

di publikasikan pada 10 September 2021 oleh Administrator

---

Peningkatan kualitas dalam penataan arsip dan pengelolaan arsip akan turut meningkatkan transparansi lembaga negara, yang juga menjadi cerminan Reformasi Birokrasi yang sekarang sedang viral di pemerintahan negara kita. Disamping itu, kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan nilai indeks Reformasi Birokrasi Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan, Kawasan Permukiman dan Pertanahan (PUPRPKPP) Provinsi Riau secara umum. Salah satu kegiatan peningkatan kualitas kearsipan adalah dengan Pengolahan dan Penyajian Arsip menjadi Informasi yaitu dengan Alih Media Arsip sehingga segala proses berlangsung secara elektronik.

 

Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara maka arsip memegang peranan penting dalam mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional  sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 yaitu sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara.

 

Kemudian pada pasal 33 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, “Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara”, sehingga diperlukan pengelolaan arsip yang diselenggarakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

 

Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau yang merupakan salah satu lembaga pemerintah yang menghasilkan data dan kemudian data tersebut diubah menjadi informasi dan dipergunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat perlu meningkatkan penyelenggaraan Kearsipan OPD yang mengikuti standar Kearsipan yang berlaku. Penyimpanan arsip dinamis yang menjadi tanggungjawab OPD ini harus diatur secara sistematis, efektif dan efisien sehingga menjamin autentisitas arsip. Mengingat pentingnya arsip  dalam suatu lembaga, maka arsip tersebut harus ditata dan disimpan dengan baik serta dapat dipertanggungjawabkan.  

 

Faktor – faktor yang mempengaruhi keberhasilan dalam penyelenggaraan kearsipan di OPD, adalah :

1. SDM (sumber daya manusia) yang diperlukan dalam penyelenggaran kegiatan kearsipan ini adalah Arsiparis dan staf pengolah arsip (ASN dan THL) yang bertanggungjawab di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan;
2. Sarana dan Prasarana penunjang kearsipan seperti ruang unit kearsipan, ruang unit pengolah, filling kabinet beserta folder gantung cs. untuk arsip aktif, lemari atau rak penyimpanan arsip inaktif, sampul/casing, box arsip dan lain sebagainya;
3. Anggaran khusus untuk penyelenggaraan kearsipan sangat diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan kearsipan di Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau.

 

Untuk meningkatkan kesadaran tentang pentingnya pengelolaan kearsipan, makan diperlukan sosialisasi, penyuluhan, Bimbingan Teknis (BIMTEK) dan diskusi-diskusi terkait Kearsipan ini. Mengingat pentingnya hal tersebut maka Arsiparis Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau menyelenggarakan Penyuluhan Kearsipan di lingkungan Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau.

 

Mengingat Kebijakan yang diambil Pemerintah tentang PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Level IV (empat) untuk membatasi kegiatan masyarakat terutama untuk mengurangi kerumunan, maka Penyuluhan Kearsipan di lingkungan Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau dengan teman Penyelenggaraan Kearsipan telah dilaksanakan sebanyak 2 (dua) tahap, yaitu pada tanggal 2 Agustus 2021 dan 3 Agustus 2021 dan dilaksanakan di Ruang Rapat Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau lantai 8.

 

Acara ini dibuka oleh Plh. Kepala Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau yang diwakili oleh Ibu Legina Yuliastari S.I.P sebagai Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian  dan juga dihadiri oleh Arsiparis Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau yaitu Bapak Ardi H sebagai Arsiparis Madya, Ibu Sulastri dan Ibu Julisnawati sebagai Arsiparis Pertama serta dihadiri oleh utusan-utusan dari Sekretariat, Bidang dan UPT di lingkungan Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau dan penyuluhan disampaikan oleh Ibu Rita Rizani .

 

Maksud diadakannya penyuluhan ini adalah untuk memberikan pemahaman kepada semua unsur di lingkungan Dinas PUPRPKPP Provinsi Riau, umumnya adalah unsur ASN (Aparatur Sipil Negara) maupun  THL (Tenaga Harian Lepas) yang memangku Jabatan Struktural, Jabatan Fungsional Tertentu dan Jabatan Fungsional Umum, khususnya adalah Unit Pengolah Arsip yang berada di sekretariat, Bidang dan UPT tentang bagaimana Penyelenggaraan Kearsipan di Instansi Pemerintah sesuai kaidah-kaidah yang berlaku.

 

Kemudian tujuan diadakannya acara ini adalah agar terwujudnya Pengelolaan Arsip Dinamis sesuai dengan Peraturan berlaku dan menjamin Ketersediaannya Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti pertanggungjawaban kinerja.

 

Untuk meningkatkan keberhasilan penyelenggaraan kearsipan salah satunya adalah perlu diadakannya pembinaan untuk SDM (Sumber Daya Manusia) Kearsipan salah satunya adalah Penyelenggaraan Penyuluhan Kearsipan ini. Dengan Penyuluhan Kearsipan ini kedepannya diharapkan lebih banyak SDM  yang handal dan bertanggungjawab mengelola arsip-arsip di instansi kita.

 

Dengan pengelolaan Kearsipan yang baik maka, saat kebijakan dari instansi pemerintah diminta pertanggungjawaban oleh masyarakat keberadaan arsip sebagai sumber informasi dan sebagai alat bukti mempunyai peranan yang sangat penting dan strategis.

 

Oleh: Rita Rizani, ST

---

Berita Lainnya